Milloin on aika päivittää Odoo? Arvioi tilanne kerran vuodessa.

Pohdimme usein asiakkaidemme kanssa, milloin on paras aika Odoon versiopäivitykselle. Sitä onkin syytä pysähtyä miettimään hetkeksi, sillä järjestelmäpäivitys on projekti, jolle on hyvä omistaa vähintään yhden ihmisen täysi huomio. Lisäksi on hyvä varata budjettia käyttöönottokumppanin työlle, mikäli halutaan varmistaa sujuva ja nopea versiovaihdos.

Päivitys päivityksen vuoksi on harvoin riittävä ryhtyä version vaihdokseen. On kuitenkin hyvä pitää mielessä, että päivitykset hoituvat yleensä sitä kivuttomammin mitä tiheämmin niistä huolehditaan. 

Kovin vanhat versiot alkavat vähitellen rapautumaan - erityisesti, jos niihin on sisällytetty paljon kolmansien osapuolien lisäosia. Monet kehittäjätahot nimittäin noudattavat Odoon ohjetta ja tarjoavat tukea kolmeen viimeisimpään versioon.

Täysin koskemattoman  “vaniljaisen” vakio-Odoon päivityksestä vastaa Odoo S.A. (lisenssitoimittaja). Tällaisen Odoon käyttäjälle voimmekin suositella jopa vuosittaista päivitystä, sillä vakio-Odoon päivitys on melkoisen suoraviivaista toimintaa. 

SprintIT:n asiakkailla on kuitenkaan harvoin aivan puhdasta vakio-Odoota. Toimittamiimme järjestelmiin on usein tehty asiakkaan pyynnöstä omaa kehitystyötä ja räätälöintiä. Mitä enemmän omaa koodia on kehitetty, sitä tarkemmin versiopäivityksen ajankohtaa on harkittava.

Kuka hyötyy versiopäivityksestä juuri nyt?

Suosittelemme kaikkia asiakkaitamme tutustumaan syksyisin lanseerattavaan uuteen Odoo-versioon ja arvioimaan millaista lisäarvoa uusin versio toisi yrityksen toimintaan. Jos yrityksellä on tavoitteena kehittää liiketoimintaa, antaa uusin versio paremmat puitteet kilpailukyvyn nostattamiseen ja automatisointimahdollisuuksien lisäämiseen. 

Viime vuosina Odoon taloushallinto, verkkokauppa-alusta ja kassajärjestelmä ovat kehittyneet todella paljon. Jos yrityksesi käyttää näitä toimintoja, on versiopäivitys varmasti suositeltavaa. Sama pätee yrityksiin, joilla on omaa valmistusta. Tuotannonohjaus ja varastonhallinta ovat olleet jo pitkään osa Odoota, mutta ne ovat kehittyneet huomattavasti viime vuosina.

Lue miten Odoon uusin saatavilla oleva versio 15 haastaa markkinajohtajia

Miten varmistan sujuvan päivityksen?

Versiopäivitysprojekti on yritykselle aina helpompi ja sujuvampi kuin alkuperäinen käyttöönottoprojekti. Tämä johtuu siitä, että järjestelmän peruslogiikka ja -käyttö on jo hyvinkin tuttua.

Resursoi ja ajoita oikein 

Jos liiketoiminnassasi on luontaisia sesonkeja, ajoita versiopäivitys suosiolla hiljaisemman sesongin ajaksi. Karkeasti, asfalttimiehet keskittyvät järjestelmäprojekteihin talvella ja joulupukin paja hoitaa päivityshommat kesällä. 

Ilmalämpöpumppuja maahantuova asiakkaamme Kataikko ajoitti viimeisimmän versiopäivityksensä syksylle, jolloin ilmalämpöpumppukauppa hiljenee. Samalla uuden järjestelmä käyttöönotto voitiin ajoittaa myös tilikauden vaihdokseen.

Myös yleinen taloustaantuma tai vaikkapa Covid-19-tyyppisten yllättävien asioiden aiheuttama liiketoiminnan hidastuminen voi ikävyydestään huolimatta olla oikea aika ryhtyä järjestelmäpäivitykseen. Kun kaupankäynti hidastuu, jää osalle ihmisistä usein ylimääräistä aikaa osallistua projektiin. Taloustilanteen normalisoiduttua ollaan entistä kilpailukykyisempänä jatkamassa töitä uudistetuilla työkaluilla.

Kaikille IT-projekteille, olivatpa ne isoja tai pienempiä päivitysprojekteja, on tärkeää nimetä yksi selkeä kokonaisuudesta vastaava projektipäällikkö. Hän tarvitsee avukseen myös osa-aikaisesti järjestelmän käyttäjiä, joiden kanssa yhdessä suunnitellaan projektin valmistelu sekä tehdään lopulliset testaukset ennen käyttöönottoa.

Löytyykö turhia toiminnallisuuksia? 

Versiopäivitysprojekti on hyvä aika katselmoida järjestelmäkokonaisuutta. Odoon kaltaisen monipuolisen järjestelmän kanssa saattaa käydä niin, että silmät syövät enemmän kuin vatsa kestää. Eli innostuksen vallassa on helposti klikattu käyttöön moduuleita, joille ei sitten arkityössä olekaan löytynyt käyttöä.

Päivitysprojekti on kuin muutto; siinä on hyvä karsia pois kaikki sellaiset moduulit, jotka ovat jostain syystä jääneet vähälle käytölle. Kun karsit turhaa pois, jää päivitettävää vähemmän. Jos kyseessä on maksulliset moduulit, säästät turhan karsimisella myös rahaa. 

Me SprintIT:llä onnistuimme karsimaan useita moduuleita omassa versiopäivityksessämme. Suuri osa aikaisempaan versioon tekemistämme räätälimoduulien ominaisuuksista löytyi jo uusimman version vakiopaketista.

Kokonaisuuden kriittinen tarkastelu on erityisen suositeltavaa, jos olet siirtymässä maksuttomasta community-versiosta lisenssihinnoiteltuun enterprise-versioon.

Vedenjakajapäätös: miten suhtaudut vanhaan dataan?

Suurimman ajan ja rahan säästön saat, kun suhtaudut kriittisesti vanhan datan siirtämiseen. Siirrettävän datan määrä nimittäin määrittelee pitkälti myös projektin hinnan. Mieti tarkkaan mitä tietoa on ehdottomasti tuotava mukana ja minkä voit haudata. 

Asiakasrekisteri ja aktiiviset myynti- ja ostotilaukset sekä toimitukset luonnollisesti siirretään uuteen järjestelmään. Mutta onko liiketoiminnassasi tärkeää, että voit porautua jokaiseen yksittäiseen vanhaan tilaukseen ja toimitukseen vielä vuosien jälkeen? Vai riittäisikö, että ne tallennetaan paikkaan, josta voit tarvittaessa käydä tarkistamassa yksittäiset tapahtumat?

Muistele kuinka usein olet viimeisen vuoden aikana kaivanut tietoja yksittäisten yli vuoden vanhojen tilausten tietoja? Jos se on harvinaista, voit tallentaa historiadatan jonnekin, mutta älä siirrä sitä uuteen järjestelmään.

Useimmilla yrityksillä (noin 90 % asiakkaistamme) ei ole tarvetta siirtää tietoa ostoista, laskuista ja kirjeenvaihdosta. Ole rehellinen itsellesi. Arvioi onko tieto aidosti relevanttia vai onko kyseessä vain varmuudeksi varmistaminen tai “nice to know” -tyyppinen asia. 

Älä anna muutosvastarinnan saada otetta

Ihmisen suurin voima on muutosvastarinta. Jos pääset sen yläpuolelle, olet jo puoliksi voittaja. Isoissa järjestelmäprojekteissa muutosvastarinta on suurin projektin onnistumisen este. Versiopäivityksissä sen osuus on useimmiten pieni, mutta ei olematon. 

Muutosvastarintaa helpottaa ja auttaa se, että kerrot henkilöstölle etukäteen uusimman version tuomista hyödyistä: miten uusi versio nopeuttaa, helpottaa ja sujuvoittaa heidän työtään. Tähän on avuksi myös Odoon “What’s New?” -videot.

Täältä löydät Odoon versio 15:stä julkaistut What’s New -videot (klikkaa päivämäärät auki).

Ylläpito ja päivitys kuuluu Enterprise-lisenssiin

Odoo S.A. tukee kolmea viimeisintä Odoo-versiota. Tämä tarkoittaa sitä, että oma Odoo kannattaa päivittää vähintään kolmen vuoden välein. 

Ne jotka haluavat aina olla aallon harjalla ja hyödyntää parhaita uusia ominaisuuksia, päivittävät Odoonsa jopa kerran vuodessa. Se ei kuitenkaan ole välttämätöntä.

Enterprise-asiakkaille vakio-Odoon päivitys kuuluu lisenssin hintaan. Mikäli käytät Odoo Communityä tai järjestelmäänne on tehty runsaasti räätälöintejä, päivityksen kuluista on sovittava erikseen Odoo-toimittajan kanssa. 

Jos koko systeemin päivitys ei varsinaisesti innosta, on yksittäisten toiminnallisuuksien niin kutsuttu backporttaus myös mahdollista. Tällöin valitut uuden version ominaisuudet koodataan vanhempaan versioon yhteensopiviksi. Tällaisessa tapauksessa on aina syytä olla yhteydessä Odoo-järjestelmän paikalliseen toimittajaan.

Luonnollisesti täysin koskemattoman vakio-odoon päivitys hoituu näppärästi, ja Odoo S.A. on sitoutunutkin hoitamaan päivityksen veloituksetta. Käytännössä harvalle yritykselle riittää perusversio ilman minkäänlaisia muutoksia tai yrityskohtaista kehitystä. Suomalaisilla yrityksillä on yleensä vähintäänkin lokalisoitu taloushallinnon toiminnot vastaamaan Suomen lainsäädäntöä ja suomalaisten pankkien vaatimuksia.

Artikkelin asiantuntijana:
Leo Kylmä, SprintIT:n seniorikonsultti

Leolla on vyön alla kymmeniä Odoo-projekteja sekä useita versiopäivityksiä. Leon avulla projektisi luotsataan heti alkumetreiltä oikealle raiteelle. Leo tunnistaa projektien mahdolliset sudenkuopat etukäteen ja ohjaa asiakkaat hellävaraisesti niiden ohi. Usein Leo haastaa asiakasta pohtimaan omia prosessejaan. Joskus vanhat tavat ovat vain luutuneita piikkejä, joiden hiominen kannattaa, kun uudet toimintatavat selkeyttävät, nopeuttavat ja tehostavat työtä.